Firmy od dawna stają się coraz bardziej Paperless, składa się na to wiele czynników. Jest to wygodne i tańsze rozwiązanie. Jak pokazuje raport opublikowany przez Digital Poland, według badania Polacy coraz pewniejszym krokiem podążają w kierunku rzeczywistości paperless.
77%
wie, czym jest podpis elektroniczny.
65%
potrafi powiedzieć, czym jest cyfrowy obieg dokumentów.
70%
słyszało o tożsamości cyfrowej.
55%
czym jest zdalna weryfikacja tożsamości.
Te dane pokazują, że znamy nowe technologie i chcemy z nich korzystać.
W ostatnich latach cyfrowa transformacja firm znacznie przyspieszyła, przedsiębiorcy coraz chętniej wdrażają nowoczesne rozwiązania w wielu obszarach. Zarówno wewnątrz organizacji, gdzie już nie trzeba przenosić dokumentów „od biurka do biurka”, dzięki temu procesy decyzyjne przebiegają znacznie sprawniej, a koszty administracyjne znacząco się obniżają. W każdej chwili można sprawdzić status danej sprawy, wiadomo na jakim etapie procesu znajduje się dany dokument. Elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się idealnie, zwłaszcza, kiedy mamy pracę zdalną lub hybrydową. Innym równie znaczącym obszarem jest komunikacja z otoczeniem a zwłaszcza z klientami. Firmy stają się coraz bardziej Paperless, a robią to uruchamiając np. elektroniczne biura klienta. Dzięki temu zyskują wizerunek nowoczesnej organizacji, zwiększają lojalność klientów, ponieważ Ci szybko mogą załatwić niezbędne sprawy, a wszystko bez wychodzenia z domu.
Według raportu Digital Poland najbardziej popularnym rozwiązaniem Paperless jest podpis elektroniczny. Pomimo że jest to pojęcie znane i wiemy, do czego służy to jednak rzadko z niego korzystamy, ale to będzie ulegać zmianie. Firmy decydują się na wdrożenie podpisu elektronicznego do podpisywania umów z klientami, ponieważ proces obsługi klienta skraca się nawet, o 80% co jest realną korzyścią finansową. Pracownicy działają bardziej efektywnie jak również klient może szybko dokonać zakupu i cieszyć nową usługą czy produktem niemalże natychmiast. Podpis elektroniczny to liczne korzyści zarówno dla firmy jak i jej klientów.
Jednym z obszarów, który jest obarczony koniecznością generowania i przechowywania dużej ilości dokumentów jest HR. Od 2019 roku teczki pracownicze mogą być prowadzone i archiwizowane w wersji elektronicznej. Wszystkie umowy, oświadczenia, aneksy mogą być podpisywane w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania. Coraz więcej firm korzysta tej możliwości, zarówno wewnętrzne działy HR jak i firmy, które pośrednicza w zatrudnianiu pracowników. Przykładem jest firma Adecco, która wdrożyła podpis elektroniczny.
Nie tracimy czasu na drukowanie, skanowanie i wysyłkę. Dokumenty w wersji elektronicznej znacznie obniżają koszt rekrutacji a sam proces podpisania umowy cywilno-prawnej jest błyskawiczny.
– komentuje pracownik firmy Adecco.
Biznes bez papieru jest możliwy i coraz bardziej realny. Zwłaszcza teraz, kiedy na platformie Paperless Lite przez 30 dni bezpłatnie można korzystać z nowoczesnych rozwiązań.