Case Study – Xtreme Fitness Gyms

Xtreme Fitness Gyms to sieć klubów fitness, która obecnie posiada 54 lokale, gdzie udostępniają usługi fitness dla rzeszy klientów. Osoby chcące skorzystać z usług są zobligowane do podpisania, w zależności od okoliczności różnych rodzajów dokumentów typu: umowy, regulaminy itp. Do momentu wdrożenia rozwiązania proces podpisywania odbywał się w sposób tradycyjny z użyciem dokumentów papierowych.

Duża rotacja pracowników oraz długi czas procesowania dokumentów wpłynęły na konieczność inwestycji w intuicyjny i niewymagający od pracowników przeprowadzania skomplikowanych dodatkowych czynności system elektronicznego podpisywania. Problem stanowiły rozproszone dane, Pracownicy obsługi klienta tracili dużo czasu na wyszukiwanie potrzebnych informacji i ręczne uzupełnianie danych. To z kolei przekładało się na długi czas realizacji transakcji i skutkowało zmniejszeniem poczucia satysfakcji klienta. Rozproszenie danych uniemożliwiało też odpowiednie raportowanie oraz analizę. Firma postawiła sobie za cel znalezienie rozwiązania, które usprawni pracę obsługi klienta, zmniejszy liczbę kolejek a pracownicy będą mogli mniej czasu spędzać na manualnym wprowadzaniu danych i zastanawianiu się nad kolejnymi działaniami, a ich kontakty z klientami będą w uporządkowany sposób zbierane w jednym miejscu Liczby:

• 45 lokalizacji w których zostało uruchomione rozwiązanie
• 1 min – tyle zajmuje proces podpisania dokumentu przez klienta
• 47 – ilość stanowisk

Wybór Infinite eSign okazał się strzałem w dziesiątkę. Szybki, intuicyjny i wygodny – takie było pierwsze wrażenie pracowników po kilku dniach okresu testowego. Kluczowym czynnikiem przy podjęciu decyzji o współpracy był fakt, że pla?orma działa w taki sposób, że wszystko obsługa klienta załatwia w jednym miejscu, agreguje wszystkie podpisane dokumenty w jednym miejscu oraz umożliwia podniesienie efektywności, a także skrócenie procesu obsługi klientów i sprzedaży karnetów.

Optymalizacja obsługi klienta i procesowanie umów członkowskich stało się błyskawiczne. Dokumenty wygenerowane przez system siłowni są zsynchronizowane z podpisem elektronicznym i przesyłane na tablet, gdzie klubowicz dokonuje podpisu. Uporządkowano całą dokumentację, dzięki czemu wiadomo jaki jest etap współpracy z klientem. Cała dokumentacja zebrana jest również w jednym miejscu, co znacznie ułatwia pracę i dostęp do informacji.

W sieci Extreme Fitness Gyms wdrożono rozwiązanie bazujące na podpisie biometrycznym. Dla klientów oznacza to, że czynność ta odbywa się w sposób odpowiadający złożeniu podpisu w sposób tradycyjny, lecz w tym przypadku zamiast długopisu używają rysika, a z treścią dokumentu zapoznają się na ekranie tabletu, na którym też dokonują podpisu. Swoich przyzwyczajeń nie muszą również zmieniać pracownicy obsługi, którzy używają rozwiązania służącego do generowania dokumentów w niezmieniony sposób. Różnica w stosunku do tradycyjnego procesu polega na tym, że w momencie kliknięcia „Drukuj” na komputerze dokument zamiast wydrukować się na kartce papieru, jest wysyłany na tablet. „Kluczowy jest dla nas czas. Nie mamy czasu, żeby go marnować, dlatego szukaliśmy rozwiązania, które nie będzie wymagało od nas manualnej aktualizacji danych i wspomoże organizację dnia pracy obsługi klienta.”